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一、项目概况
我局现开展2024年档案整理和数字化工作，对我局文书档案、业务档案进行规范整理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理，建立电子档案的目录及全文数据库，并通过江门市自然资源局数字档案室系统对其进行管理、查询、检索和利用。为了确保项目顺利实施，现就我局2024年档案整理及数字化项目服务有关事项公告如下，欢迎符合资格的供应商积极参与。
二、项目名称、项目总金额、服务内容
（一）项目名称：江门市自然资源局2024年档案整理及数字化项目
（二）项目总金额：18.9万元（大写：人民币拾捌点玖万元）。该费用为人民币含税全包价，包括本项目所有服务费、人工、成果资料、耗材、各种税费以及合同实施过程中不可预见费用等一切费用。
（三）服务内容：按照《关于转发〈广东省档案局关于DA T22-2015归档文件整理规则的贯彻意见〉的通知》（江档﹝2016﹞82号）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）等规范要求，本项目需要整理文书档案约9000件，业务档案约400卷，档案数字化共约20万页（折算为A4），文书档案盒400个和目录纸2000张等其他耗材。
三、项目服务期限和地点和相关要求
（一）服务期限：本项目在签订合同后8个月内完成验收。
（二）项目实施地点：江门市国土资源档案馆（地址：江门市蓬江区江海一路83号）；江门市规划档案馆（地址：江门市蓬江区堤东路129号）。
（三）相关要求
1.项目承建单位进场工作人员：≥10人，须为项目承建单位正式合同工（与项目承建单位签定劳动合同），并与项目承建单位签订保密协议才可进场。
2.进场设备由项目承建单位提供，要求如下：
3.现场档案安全措施
l项目承建单位要保障项目实施期间档案安全。
l档案堆放的地方注意防水、防火、防虫，谁领用谁负责保管，如出现问题逐级追究。
4.现场监控措施
闭路监控设备安装的技术标准为：能看清出入口的进出情况、各个工位的操作情况、档案临时保管场地的情况。
录像主机设置在档案馆，并能通过网络远程进行实时监控。
监控安装需确保实施现场为360度无死角监控。
监控录像保留至少六个月，可实时查看现场情况，可随时回查录像。
项目承建单位须提供现场监控设备，并负责设备安装、维护等工作，项目完成后，须将项目实施期间全程录制的监控视频硬盘（含项目全过程监控数据）一并移交给江门市自然资源局。
5.配罝灭火装置
为了预防作业现场火灾的发生，严禁作业现场有火种进入，项目承建单位须采用阻燃材枓敷设力线路和网络线路，在电线驳接方面，应由专业电工进行施工，项目实施期间由项目承建单位负责巡逻，杜绝隐患。人员每天清场后切断总电源，检查门窗，以消除隐患。须在作业现场配备相应的灭火箱，以预备万一发生火灾时使用。
四、项目要求和验收标准
（一）项目要求
文书档案按照按国家有关规范及本单位《文件材料归档范围和保管期限表》进行整理，包括清理、鉴定、分类、排列、组件、排序、填写归档章、编页码、除钉、装订、编目、填写备考表、填写档案盒、档案入盒、目录打印、编制归档说明、目录装订、目录夹贴标签等各项工作。
【文书档案整理要求】
1.鉴定保管期限：文书档案按照《江门市自然资源局文书档案保管期限表》相关要求，鉴定保管期限。
2.编号：文书档案编号以“件”为单位进行编号，一“件”一号，不能重号，不能空号。文书档案按照保管期限分别编制流水号，同一年度的归档文件按保管期限永久、30年、10年编三条流水号。
3.文书档案件的构成：以每份文件为一件。正文、附件为一件；正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件，原件与复印件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分别独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
4.文书档案件内文件排序：正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正文在前，发文稿纸和定稿在后。
5.文件排查。
6.盖档号章。
7.著录。
8.对照档案原件，检查案件文件目录的所有项（包括案件号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录。根据档案原件目录，建立数据库内的机读目录数据。
9.打印目录，装订规范目录本（一式两份,如需移交市档案馆的采用一式三份）。
【业务档案整理要求】
1.文件排查。
2.业务档案卷的构成：专业（业务）档案的归档资料整理，原则上实行一案立一卷（件）归档，对于材料多、必须一案多卷（件）的档案，每卷材料卷厚度不宜超过1.5厘米（专业档案属图纸材料型案卷，视实际情况，可不装订，每卷立卷厚度不宜超过5厘米），归档材料按文件材料形成的时间先后顺序排列，但图纸尽量排于立卷的最后。
3.业务档案一卷为一个流水号每卷单独编制并打页号，凡是有文字的纸张均应编制页号，页号位于纸张正面右下角，背面左下角,用阿拉伯数字编制,做到无错码、漏码、重码，逐页打码，空白页不打。
4.编号
（1）业务档案以“卷”为单位进行编号，一“卷”一号，不能重号，不能空号。
（2）按用户的要求编好案卷号，著录案卷目录、卷内目录；
（3）盖脊背、案卷封面章。
（4）打印案卷封面、卷内目录装订入盒。
（5）打印全年各类业务案卷目录（一式两份）。
5.条目著录
案卷级：全宗号、档号、项目代号、目录号、分类号、案卷号、案卷题名、文件件数、总页数、密级、保管期限、起止日期、说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、备注。
卷内级：全宗号、档号、项目代号、目录号、分类号、案卷号、卷内顺序号、文件编号、责任者、文件材料题名、形成时间、密级、文件类别代码、页数、页号、保管期限、备注。
6.对照档案原件，检查案卷及卷内文件目录的所有项（包括案卷号、顺序号、文件编号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录。根据档案原件目录，建立数据库内的机读目录数据，打印案卷封面和卷内目录放入案卷首页进行装订、入盒，检查。
7.打印目录，卷内目录放入案卷首页进行装订、入盒。装订规范目录本（一式两份）。在装订过程中需要检查备考表“立卷人”、“检查人”是否签名。
【文书档案、业务档案的数字化要求】
1.根据档案幅面的大小(A4、A3、AO 等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪 (如工程图纸可采用0 号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2.扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页。
3.黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为300dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。
4.图像处理
（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现图像质量不达标、图像文件不完整、漏扫文件等情况，应重新进行图像扫描；扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
（2）对图像页面中出现影响图像质量的杂质（如污点、污线、黑边等）应进行去污处理，处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。
（3）对大幅面档案进行分幅扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。
（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像，不得裁掉纸质档案原有页边。
5.图像存储
（1）档案扫描件采用JPEG和双层PDF格式存储，所有纸质档案均扫描为JPEG图片文件，通过江门市自然资源局数字档案室系统“密”字检查后，挂接到对应的档案目录。然后以卷或件为单位组卷转换为多页PDF格式，保留两份数据成果。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
（2）文书档案JPEG图像文件的命名
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
例如：全宗号（3位数）—年度（4位数）—保管期限—件号（4位数）—页号（4位数）
（3）文书档案PDF图像文件的命名
全宗号（3位数）—WS·年度（4位数）—保管期限—件号（4位数）—页号（4位数）
（4）业务档案JPEG、PDF图像按用户编号分类方案命名。
6.数据存储
（1）采用一次性写入光盘作为数字化副本存储载体。为保证长期保存的需要，使用单片盒装档案级DVD刻录光盘和移动硬盘，JPEG和双层PDF数据成果需各刻录一套。
（2）数据存储后，应及时进行存储记录。同时，移交存储载体应贴有标签（盒面），标签上应注明全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。光盘正、反两面严禁贴标签和写字。
（二）验收标准
1.档案和数字化成果要满足项目执行标准和项目要求，保证项目的科学性、规范性和实用性。
2. 项目实施过程中出现的问题均已解决，完成的所有档案原件双方确认安全入库上架。
3.组织专家对项目成果进行验收。
五、结算方式和履约保证金
（一）结算方式：本项目分两期支付。
第一期：合同签订生效后，中标的项目承建单位将金额为10万元等额发票交我局，我局在收到发票15个工作日内按该发票金额向市财政部门申请支付给中标的项目承建单位。
第二期：中标的项目承建单位完成本合同服务内容的70%，且完成质量达到合同要求后，将剩余未支付合同金额的等额发票交我局，我局收到发票15个工作日内按该发票金额向市财政部门申请支付给中标的项目承建单位。
（二）项目履约保证金
在合同签订生效后的15个工作日内，中标的项目承建单位向我局支付合同总金额的5%作为项目的履约保证金；在项目验收合格后15个工作日内，我局将该履约保证金全额无息退回中标的项目承建单位。
（三）项目完成后根据所提供的实际工作量来进行结算，若实际工作量与项目合同约定工作量有差异，则通过双方签定补充协议的方式，约定增减服务内容以达到与项目合同总价等值的服务。
（四）上述付款时间为我局向财政支付部门提出申请的时间（不含财政支付部门的审查时间）。我局不承担因财政资金不能及时到位给中标的项目承建单位造成的任何损失。
六、供应服务商资格条件
（一）投标人应是在中华人民共和国境内注册或登记一年以上的具有独立承担民事责任能力的企业法人或其他组织。
（二）投标人应具备《政府采购法》第二十二条规定的条件。
（三）投标人未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；不处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。
（四）投标人应具有广东省内档案行政管理部门颁发的档案中介服务机构备案资质证书或备案回执。
（五）投标人必须具有档案整理和数字化加工经验，投标时要提供三个项目以上的证明材料。
（六）本项目不接受联合体投标。
七、评分标准
八、项目评审方式
（一）本项目需先进行资格审查，由我局采购工作小组对投标人进行资格审查。资格审查通过后，我局抽取评审员组成项目评审小组，召开评审会对投标人提供的投标文件进行评分，综合得分最高的投标人确定为中标的项目承建单位。
（二）评审结果将在我局门户网站公示3个工作日，公示结束后，我局将在规定期限内与中标的项目承建单位签订采购合同和保密协议。
九、投标资料要求
（一）投标资格证明文件
包括投标人营业执照、法人身份证明、投标代理人身份证复印件（如有授权）、授权委托书（如有授权）以及项目对投标人资格要求的其他相关有效证明材料。
注：上述投标资格证明文件用于资格审查，均要求加盖投标人公章，单独装订为一份文件，但无需密封包装。
（二）投标文件
包括投标报价表（格式自拟，报价表中需具有工作类别的单价及总价）、投标资格证明文件、项目组织实施方案、投标人信用等级证明材料、获奖证书证明材料、同类项目经验有效证明材料、配备技术力量证明材料、售后服务承诺等。
注：1.以上材料均要求加盖投标人公章，全部装订为一份文件，必须密封包装。
2.本项目的最高限价为人民币18.9万元，投标报价不得超过最高限价，否则作无效投标处理。
十、投标资料递交时间和地点
（一）投标文件递交截止日期（含本日，可邮寄，以收件人签收时间为准）：2024年5月10日17:30前。
（二）递交地点：江门市江海区江海一路83号江门市国土资源档案馆。
（三）联系人：张小姐，联系电话：0750-3863619。
粤公网安备 44070302000670
