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根据住建部《住房保障档案管理办法》要求，为加强和规范住房档案管理，确保其完整、准确、安全和有效利用，健全我局住房保障档案管理需要，我局开展2021年度住房保障纸质档案及电子化信息建设，具体采购要求如下：
一、供应商资格要求
（一）具有江门市政府购买社会服务供应商资格的档案整理机构。
（二）供应商及相关档案整理人员具有档案整理经验。
（三）具有合法的“企业法人营业执照”，经营范围包含档案整理或管理服务。
二、服务具体内容和要求
（一）2020年保障对象新申请、年审纸质档案整理及扫描电子化档案1500份
1、纸质档案建设
内容包括但不仅限以下内容：建立档案目录册、档案立卷、拟写案卷卷内目录、档案页打码、目录资料装订（含江门市区公共租赁住房保障申请表14页；社保证明；个人收入证明；身份证复印件；户口本复印件；离婚协议书；结婚、离婚证书；房屋租赁合同8页；购买车辆发票复印件；银行活期历史明细清单等采购方要求的申请资料），具体以实际资料为准。
格式要求：目录资料装订要打孔接线、确保可以增页；资料内含不规则的资料页，要用A4纸粘贴；案卷封面采用牛皮纸，根据采购方要求的要素进行标识；案卷装盒采用硬纸板档案盒（档案盒按标准规格制作、档案盒正面从上至下印刷相关字样标识。相关字样由采购方不限于单位名称、公共租赁住房审核档案、申请人姓名、户籍所在地、申请表号码、材料名称、立卷单位、审核时间、原申请表号、归档号、缩微号、保管期限、全宗号、分类号、项目号、案卷号等字样范围内进行标识。
2、纸质档案扫描电子化
对已整理的1500份纸质档案进行扫描，录入《江门市住房保障档案管理系统》（网址：http://172.16.5.5/）实行电子化管理。
（二）2021年以前住房保障历史文件建档及扫描电子化
1、对2021年以前每一批次的住房保障配租工作的纸质资料约1000份（10页/份）按名称、年度进行立卷，包括案卷卷内目录、资料装订（打孔接线、不规则的资料页要用A4纸粘贴）、采用硬纸板档案盒装盒（档案盒按标准规格制作、档案盒正面从上至下、侧面印刷与案卷资料相符的字样标识），封面及档案盒相关标识字样内容不限于资料名称、年份、案卷号等字样范围。
2、全部纸质文件电子扫描归档。
（三）数据信息化处理
对市本级（蓬江区、江海区）约3000份人员家庭档案资料信息在《江门市公租房信息系统》（网址：https://bzzf.zfgzf.ccbhome.cn/#/login）进行家庭信息补录、更新和整理，完善系统申请、审核、公示、配租、合同管理、租赁补贴等相关流程；并结合公租房智慧小区系统的人员信息数据形成正在保障和正在租住的保障对象家庭情况表，表格内容不限于所有家庭成员基本信息、房屋地址、保障类型、资格审核情况、公示信息、合同信息、租金情况、租赁补贴等。
（四）档案整理场地及时间
在采购方提供的场地进行档案整理，双方自签订合同之日起，至2021年9月30日前完成。
（五）设备及耗材
采购方提供电脑设备；供应商自行提供完成本项目的工作设备、工具耗材，包括扫描仪、高拍仪、打印机、刻录盘片、档案装订耗材（卷内目录、备考表、A4 白衬纸、档案封面等）等全部工作用具（电脑由甲方提供），对于耗材的投入、设备的耗损及人工等全计入实施成本。
（六）服务要求
1、档案案卷内的资料排序整齐划一，标识清晰，目录打印无错字，编号无错乱，资料无丢失，案卷整理符合档案整理的相关标准。
2、硬纸板档案盒要按规格定做，档案盒的正面、侧面印刷的字样要清晰、无错字漏字。
3、案卷入盒要内外目录与盒面标记相一致，不要发生错装资料现象。每份案卷目录要有电子版，移交档案时要提供电子版文档。
4、保障对象纸质档案转化电子档案录入《江门市住房保障档案管理系统》（网址：http://172.16.5.5/），要求档案不缺页、页面清晰；在《江门市公租房信息系统》进行补录和更新整理的资料（网址：https://bzzf.zfgzf.ccbhome.cn/#/login）需确保保障对象信息录入的状态准确无误，信息录入系统操作流程完整，符合采购方要求。
三、采购方式、预算和报价要求
（一）采购方式
本次采购项目不属于集中采购目录清单和广东省网上中介服务超市服务清单，因此拟选用局自行采购管理办法进行采购。2021年5月8日—2021年5月14日为供应商响应时间。
（二）预算和报价要求
项目控制总金额（人民币） 140000.00 元，由供应商投标报价，经采购方综合评定后确定供应商。
四、设备及场地
采购方提供电脑设备及场地。
五、质量和验收
（一）项目开展时间
自签订合同次日起至2021年9月30日前项目全部完工，10月1日至10月31日为项目验收时间，供应商需要在10月31日前全部完成、验收合格并交付。
（二）验收标准
采购方根据档案管理及实际工作需要制定验收标准，并按完成总体项目进行检查，合格率达100%进行验收。如发现存在不合格的，供应商需对存在问题进行整改，待整改完成后才能通过验收。
（三）监督管理
由供应商在档案扫描加工过程中随时进行内部验收，对于已加工的档案，采购方也可以采取抽查和影像利用过程中发现质量或错误问题，及时回退给供应商进行更正或返工处理。
六、结算方式
（一）付费标准
项目额定预算金额为（人民币）140000.00 元（含税价）。
（二）份数说明
所有资料份数均为估算，在超出所报分数10%以内的，均按项目总价包干，不额外付费; 低于合同要求整理的资料份数的，按实际整理档案份数进行结算；
（三）付款方式
项目经费分三期转账支付，在合同签订后30个自然日内，按支付合同款项总额的60%额度向供应商支付首期款，作为项目启动经费；供应商在完成90%后支付至合同款项总额的90%额度；待项目完成并经采购方验收合格后30个自然日内支付至合同款项总额的100%额度。
供应商向采购方申请付款时，需先向采购方提供相当于采购方付款金额的发票。如因资金审批、财政拨款延迟等非采购方原因导致未能按上述约定付款，采购方不承担违约责任。
七、保密条款
双方确定因履行本合同应遵守的保密义务如下：
（一）保密内容（包括技术信息和管理信息）：与该项目有关的一切合同、资料、情报等（供应方因申报各类国家资质证书所需提交的资料除外，但必须经过采购方书面同意方可提供）。
（二）涉密人员范围：涉及该项目的一切人员。
（三）保密期限：永久。
（四）泄密责任：双方承担本项目技术情报和资料的保密义务，不得向第三方传泄。不论本项目是否变更、解除或终止，本条款均有效。违反者，对方可追究其违约责任。
（五）双方必须履行《江门市住房和城乡建设局档案数字化加工安全管理制度》。
八、违约责任
供应商对整理的资料保密，未经采购方书面同意，不得用作其他用途。供应商存在以下违约行为的，采购方则有权单方随时终止合同，且供应商应当赔付采购方全部项目支付资金：
（一）不接受采购方的监管；
（二）遇到问题不及时向采购方汇报其情况；
（三）资料审核质量不合格供应方要求的；
（四）项目未按采购方约定进度要求完成，超出合同所订日期（即2021年10月31日）完工或在2021年10月31日前未能全部完成、验收合格并交付的；
（五）供应商未按双方签订的采购合同约定条款执行情况。
九、违约处理
供应商存在违约责任情况的，采购方有权向供应商收取项目总价款5%的违约金。
十、争端的解决
（一）凡与合同有关而引起的一切争议，双方应首先通过友好协商解决，如经协商后仍不能达成协议时，任何一方可以向法院提出诉讼。因此产生的相应费用（包括但不限于公证费、评估费、鉴定费、保全费、诉讼费、送达费、执行费、交通费、住宿费、律师费等全部费用）由违约方承担。
（二）合同的诉讼管辖地为采购方所在地有管辖权的法院。
（三）在进行法院审理期间，除提交法院审理的事项外，合同其他部分仍应继续履行。
（四）合同按照中华人民共和国的法律进行解释。
十一、联系方式
联系人：张嘉敏，联系电话：3831648
邮箱：jmfgb@126.com
联系地址：江门市江海区江海一路83号 市住房城乡建设局
江门市住房和城乡建设局
2021年5月8日
粤公网安备 44070302000670
