江门市体育局档案安全管理制度

档案工作制度

一、档案工作是行政管理工作的一部分，须明确领导分管。

二、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报，以便及时了解档案工作动向，安排本局档案工作。

三、档案工作由专（兼）职档案管理员负责，对各科室的兼职档案员进行业务指导，在档案移交时检验质量。

四、遵照“集中统一管理”的原则，本局各类档案应集中存放在局档案室，实行统一管理。

六、档案管理人员要编制各种检索工具、参考工具，积极为局档案管理提供便利，及时做好登记和统计工作。

七、档案人员应加强学习，不断提高思想觉悟和不断更新业务知识，使局档案工作更趋规范化、科学化。

档案工作人员岗位责任制

一、档案工作人员必须认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。

二、做好本局各种文件材料的收集、归档工作。

三、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。

四、做好档案的利用服务工作，编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。

五、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作，维护本局的档案不受损失。

六、刻苦学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理科学化、现代化。

七、不得私自将档案外借。

八、做好下属单位档案业务工作的指导检查工作

档案资料归档制度

一、凡是在本局活动中形成的具有查阅利用价值的文件资料均属归档范围。

二、各种资料的形成积累、归档是各科室的任务之一，应列入各科室兼职档案员的职责范围，建立岗位责任制，局综合档案室管理员做好指导和监督的同时要搞好档案集中和统一管理工作。

三、各科室在工作中形成的具有保存价值的文件资料，均应整理归档，由局综合档案室统一管理，不得分散在部门或个人手中。

四、各科室兼职档案员必须将档案材料按要求整理，并定期将整理好的材料移交档案室。

五、凡归档的资料必须编制归档档号、填写档案目录及文件目录，做好向档案室移交的准备工作。

六、各科室移交档案时应经局综合档案室管理员验收，移交时应履行移交手续，填写移交清册。

档案库房管理制度

一、努力创造条件实现档案现代化管理，使库房管理更趋科学化。

二、库房由局综合档案室管理人员负责管理，并负责每天检查门窗电的开关情况。

三、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理。

四、明确各类档案的界限，实行分类分柜存放保管。

五、库房必须具有专用橱柜，并有必要的安全保护设施，以确保档案的安全。

六、非档案室工作人员不得进入库房，查阅档案不得在库房内进行。

七、库房内不得堆放其他物品，以保证库房的整洁。

档案保密保卫制度

一、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。

二、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。必须设有专门的查阅室。

三、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。

四、档案管理人员不得擅自将局文件、档案资料带离单位，确有工作需要，应经局领导审批、登记备案。

五、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密；不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。

六、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。

档案资料借阅制度

一、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经同意，不准私自带走。

二、凡查阅本单位重要的档案或在一定范围内控制使用的档案，应经单位领导同意。

三、档案严格控制借出，如确因工作需要，应经本单位领导批准，借出时间一般不得超过三天。借阅期间，要确保档案的安全。

四、凡摘抄本局档案材料，应写明时间、资料号、目录，并认真校核。出具证明材料，要加盖公章，方能有效。如需要复制，须经局领导同意。

五、查看档案，必须注意保守机密，不得任意泻漏和向外公布档案内容。如确因工作需要对外公布的，参照本局信息公开管理办法，经局领导审批、登记备案。

六、查阅档案,必需注意爱护档案，不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损，更不得撕毁原件。

档案销毁制度

一、档案销毁必须经局主要领导审核同意并报区档案行政主管部门登记备案。

二、凡需销毁的档案必须编造清册，并撰写包括：本单位和档案的简短历史情况、销毁档案时间、保管期限及其数量和详细 内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。

三、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并需签名盖章以示负责。

四、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开。

档案保管制度

一、档案室内的档案柜要统一编号，档案、资料要按分类顺序排列整齐，

二、认真落实档案室内的八防措施。档案室内应放置档案专用灭火器材，以应急需；门窗要装置防盗设备，及时关开、上锁，钥匙由专人保管，不得随身携带；经常清扫、整理档案室的清洁卫生；注意观测库房温湿度，尽量控制在规定标准；定期放置杀虫剂，并视情况及时采取措施，防止鼠咬虫蛀。

三、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查，并作记录。

档案统计与汇报制度

一、局办公室要指定专人兼管档案统计工作；负责全局档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作；负责档案部门需要的各种报表的填报工作。

二、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础，应结合实际，做好各项原始材料的登记，主要包括下述内容：档案目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

三、建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

四、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假。

五、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，随时保证档案与帐目相符；每年底对本年度的各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料。

六、统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查、综合分析、对比，从中找出存在的问题，提出改进措施。