江门市人力资源和社会保障局工伤认定、劳动能力鉴定业务档案整理并数字化加工采购公告

为进一步加强档案管理，及时做好档案归档工作，切实维护档案实体安全，完成档案移交进馆前准备工作，我局拟开展工伤认定、劳动能力鉴定业务档案整理并数字化加工项目购买服务。为了确保项目顺利实施，现就项目服务有关事项公告如下，欢迎符合资格的单位积极参与。

一、采购项目

项目名称：工伤认定、劳动能力业务鉴定档案整理并数字化加工（下简称“项目”）。

项目实施地点：原则上档案整理实施地点由采购人提供。确因场地或设备所限，需由服务供应商提供的，实施地点应具备档案保管及管理要求，服务供应商制定有相关的管理制度，场所配备合格的安全监控和消防设施，切实保障档案实体安全。

项目服务期：12个月。

项目内容：对2001年-2013年、2021年-2022年历年的工伤认定、劳动能力业务鉴定档案（数量约40000卷，具体以实际存量为准）按档案管理要求进行整理并进行数字化加工。意向服务供应商可联系上门看实物档案后再报价。

项目最高限价：服务报价最高限价为70万元（含税），服务供应商报价时需提供详细的费用预算明细表，报价不得超过预算价，不得违反有关法律法规。

二、项目服务要求

根据《江门市档案馆关于做好2022年档案移交进馆工作的通知》（江档馆函〔2022〕4号），按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52—2014）和《广东省工伤保险基金省级统筹业务规程》等有关标准要求。一是实物装盒。原材料分类整理、分拆托表、录入数据条目、纸质扫描、页面图像处理、数据存储、图片信息和质量审验复核、打印页码、打印卷宗目录、打印整理封面封底、档案实物塑封(或拉线装订)装盒、折叠制作档案盒、整理档案盒脊背标签等。二是数字化加工。对文书档案进行影像加工，刻录入盘。三是移交上架。对验收合格的档案移交采购人归档入库或协助移交档案馆。四是档案查询服务。后续档案协助查找服务。

（一）技术要求：

1.档案整理及数字化加工整理要求

（1）扫描页的规格为A4 (含A3) 纸1面，计为1页，扫描的分辨率不少于300 dpi。扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页。

（2）扫描加工流程：包括釆用原档案材料分类整理、分拆托表、录入数据条目、纸质扫描、页面图像处理、数据存储、图片信息和质量审验复核、打印页码、打印卷宗目录、打印整理封面封底、档案实物塑封(或拉线装订)装盒、折叠制作档案盒、整理档案盒脊背标签等，通过采购人对影像档案检查验收合格后将完整纸质档案移交采购人归档入库，协助采购人将已影像化扫描的业务档案整理上架。

（3）在扫描加工过程中发现不符合要求的纸质档案，应按档案实体要求进行分拆托表，将以平面托表的方法重新粘贴后再扫描加工。

（4）要求扫描加工人员在档案拆件、扫描加工、整理归档过程中，不得擅自篡改或销毁原始材料内容，保证档案原始材料不受损坏、丢失，确保档案材料完整与安全及页面整洁。

（5）完成档案移交前的打印页码，打印页码技术要求：

①单面的档案，需在每一页右下角打页码，以面为单位，空白页不打页码。

②双面的档案，正面在每一页右下角打页码，背面材料在左下角打页码。

③页码用阿拉伯数字表示，并使用黑色印油。

（6）按要求折叠制作档案盒。

（7）根据案卷实物、按照指定格式打印或粘贴档案盒脊背标签。

（8）协助将已完成影像化扫描的业务档案按标准整理上架。

（9）按采购人要求将已影像化扫描的档案数据分类整理备份。

（10）采购人组织检查验收，档案影像化扫描加工合格率需达到98％以上，对检查不合格的部分档案需进行重新返工处理，直至合格率100%。

（二）其他要求：

1.其中2001年-2013年（约31000卷，每卷约30页）按文书档案整理；

2.2021年-2022年（约9000卷）按专业档案组卷以“卷”为单位（一案一卷）进行整理，每卷内文件材料按规程所列材料顺序排列、编目，并按照“类别—年度”流水编制卷号，依次排列装盒；

3.档案数量和签收数量一致，资料不全需及时登记；

4.按时完成档案上架和数据统计，归档案室保存工作；

5.所有档案整理后需要符合档案管理部门的移交接收要求。

三、服务供应商资格要求

1.服务供应商符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定；

2.服务供应商必须是在中华人民共和国境内注册的法人，提交有效的企业法人营业执照副本复印件；

3.服务供应商必须在档案行政管理部门登记备案的档案服务机构；

4.服务供应商近3年以来无违法违规行为，社会信誉良好，报价时要提供证明材料，并加盖公章；

5.本项目专门面向中小企业采购；

6.服务供应商需对此项目配备不少于5人的工作团队，整理人员需具有档案行政管理部门核发的专业上岗证，拟安排的项目管理负责人和技术负责人（2人）需具备档案中级或以上职称。

7.有多年为机关、企事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验优先。

8.本项目不接受联合体服务。

四、项目保障要求

（一）项目实施期间所需设备（如计算机、打印机、扫描设备等）及服务期间所需办公耗材由服务供应商提供。

（二）项目应用的档案管理系统必须是珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS2009或超越2000档案管理系统。

（三）整理过程中发现文件材料有所缺漏，为维护文件材料之间应有的联系，确保档案完整性，应及时向采购人反馈，由采购人追补材料归档。

五、递交报价文件的时间、地点、截止时间

1.递交报价文件时间：2022年10月10日至2022年10月13日（上午8:30-12:00，下午2:30—5:30）。逾期递交的报价文件将不被接受。

2.递交报价文件地点：江门市人力资源和社会保障局三楼工伤保险科。

3.报价时请提供以下材料一式两份：

（1）营业执照或统一信用代码证（副本）复印件；

（2）在档案管理部门登记备案的备案表复印件；

（3）项目报价表；

（4）报价明细表（含具体的分项内容和费用）；

（5）本项目服务总体方案；

（6）中小企业声明函；

（7）提供参与本项目所有人员近一年来的社保记录

（8）其他需要说明的材料。

4.递交文件时要求所有材料加盖公章并装订成册，密封报送且密封处加盖公章。

六、确定成交供应商

（一）按照服务供应商的报价合理性（费用分配）、档案管理经验，成立以来无违法违规行为，社会信誉良好，综合考虑确定成交供应商。

（二）本项目将采取“综合评选”方式确定服务供应商，评分标准见附件《江门市人力资源和社会保障局工伤认定、劳动能力鉴定档案整理并数字化加工服务采购项目评分标准》。评分成交结果将按规定在江门市人力资源和社会保障局网站上公示。成交供应商须在采购人发出成交通知书之日起一个月内与采购人签订合同。

七、结算方式

本项目付款分二期，签订合同一个月内支付合同约定价格70%左右作为第一期款，用于项目启动，该项目经验收合格后，按实际工作量据实结算尾款，但结算总金额不得超过项目中标价。

八、采购人的名称、地址和联系方式

采购人名称：江门市人力资源和社会保障局

地址：地址：江门市蓬江区堤东路93号

联系人：谢先生

联系电话：0750-3935236。

附件：江门市人力资源和社会保障局工伤认定、劳动能力鉴定档案整理并数字化加工服务采购项目评分标准.xlsx

江门市人力资源和社会保障局

2022年10月9日