根据国家档案局令第9号、《广东省人民政府关于印发〈广东省档案馆收集档案范围实施细则〉的通知》(粤府〔2013〕11号)要求,市供销社需委托第三方开展2022年档案整理及数字化,现进行公开询价,欢迎符合条件的服务商参与报价,提供服务。
一、项目简要说明
(一)项目内容
2022年档案整理服务内容包括:2021年度及往年新收集未归文书档案整理共约1000件;2021年度已故人员档案1卷; 2021年度会计档案43卷;2021年度基建档案2卷(约80件)。文书档案按照文件整理规则(即新方法)进行整理及数字化加工(含文件汇编),其它档案按立卷方式归档。
(二)项目服务期限、地点和要求
1.项目服务期限:2022年8月31日前。
2.项目实施地点:市供销社档案室。
3.项目服务具体要求:(1)按照文件材料归档要求,对档案材料进行鉴定、分类、整理、托表、去污除尘、打印、编目、数字化加工、刻录电子数据光盘、装订、入盒、编写归档说明及统计台账等工作,经采购人验收合格,在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料。(2)卷内文件排列有条理。编制页号,不重不漏 ;填写卷内文件目录,准确清晰;装订案卷,整齐结实。(3)项目应用的档案管理系统必须是珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS2009或超越2000档案管理系统。(4)供应服务商须在采购文件中确定项目主管及工作人员,说明主要参与人员的职责及任务;项目团队包括项目负责人、工作人员在内不少于4人,并持有档案人员岗位培训证书,确保团队成员完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换,如更换须经双方同意;确保团队成员在指定工作场所完成工作。
二、项目预期目标
保证档案资料整理和数字化加工原件和内容信息的安全,严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象,并保证纸质档案数字化处理的质量。在进行档案数字化加工工作中必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等有关规定,按江门市档案局规定的档案归档文件整理规则要求进行数字化加工,并对服务质量负责,对于在市档案局抽查后认为有需要整改的,属于服务商服务内容的,服务商应负责进行整改,直至通过市档案局的检验和符合进馆要求。
三、中介服务公司资质
1.在原江门市档案局登记备案的档案整理中介服务机构(需提交备案登记证复印件);
2.在江门市蓬江区内具有经本地工商部门注册的固定经营场所;
3.有多年为机关、事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验;
4.服务商网上询价时要提供上述1-3点要求的文件说明及证明材料,第3点必须提供图片以作说明;
5.服务商的确定方式为综合上述要件考虑;
6.本项目不允许转包,不接受联合体服务;
7.以上不达要求的,询价不受理。
四、报价要求
本项目采用项目总包价形式报价,不能分拆报价。本项目的总价报价上限为人民币14000元,服务商所报总价不能超过此上限金额。
五、付款办法
1.首付款:合同签订后,采购人在收到服务商提供的有效发票后30日内,向其支付合同总价50%的款项。
2.尾款:合同服务内容已完成,在验收合格后,采购人一次性向服务商支付其余50%款项。
六、违约责任
1.服务商未按期完工,每延迟一日,应向采购人支付总价款0.5‰的违约金,但金额不得超过合同总额的10%;
2.服务商对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担法律及经济责任。若违反保密协议的约定,我社有权取消业务合作或终止已开始的合作,并保留追究法律责任的权利。
七、其他事项
采购人与服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议书。
八、项目公示时间:5个工作日,即2022年5月26日至2022年6月1日。
九、接收报价文件的时间、地点、截止时间
1.接收报价文件时间:2022年6月2日上午9:00至12:00,下午2:30-5:00(北京时间)。
2.报价截止时间:2022年6月2日下午5:00止(北京时间),提前、逾期递交或不符合规定的报价文件恕不接受。
3.接收报价文件地点:江门市供销合作联社(地址:江门市蓬江区水南路会龙里158号之一三楼(307)室)。
十、联系事项
单位名称:江门市供销合作联社
单位地址:江门市蓬江区水南路会龙里158号之一
联系人:陈小姐
联系电话:0750-3185109
附表:项目评审标准
江门市供销合作联社
2022年5月26日
档案外包服务项目评审标准
评估人员: