江门市发展和改革局向第三方购买服务开展2023年档案整理工作的采购公告

　　根据《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《广东省人民政府关于印发〈广东省档案馆收集档案范围实施细则〉的通知》（粤府〔2013〕11号）等要求，我局需采购2023年档案整理服务，采购方案如下：

　一、采购简要说明

　　（一）项目内容

　　1.2023年度需整理文书档案约18476份（估算实际整理约6300份，数字化加工约18万面）；

　　2.整理专项档案26卷；

　　3.整理历年会计档案约970卷；

　　4.对5万面已整理档案进行数字化加工。

　　文书档案按照文件整理规则（即新方法）进行整理及数字化加工（含文件汇编），其它档案按立卷方式归档。

　　（二）项目服务期限、地点和要求

　　1.项目服务期限：2024年10月1日前。

　　2.项目实施地点：由服务供应商提供，应具备档案管理要求，周边环境可控，应具备合格的安全监控、消防条件（如监控、防盗门窗、灭火器等）。

　　3.项目服务具体要求：（1）按照文件材料归档要求,对上述档案材料进行鉴定、分类、整理、托表、去污除尘、打印、编目、数字化加工、刻录电子数据光盘、装订、入盒、编写归档说明和统计台账等工作，经采购人验收合格，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料。（2）卷内文件有条理地排列。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起。同一份文件的正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后，转发文件在前、被转发文件在后，审核中结论性材料在前、依据性材料在后；其它文件材料按文件的重要程度和形成时间先后排列。（3）编制页号不重不漏。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。（4）填写卷内文件目录准确清晰。题名即文件的标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有题名或题名不能反映实质内容的要拟写题名，外加“〔 〕”号。对“任免通知”、“表彰决定”等文件的题名通常只标注一个或部分人名，著录时需在题名之后，加上该文涉及的本单位其他有关人员的名字，并外加“〔 〕”号。如：“关于张某等同志任职的通知〔徐某、李某某〕”；责任者、文号、时间、页号等要清楚准确填写。（5）装订案卷整齐结实。卷内文件材料要去掉金属物。对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，装订案卷要整齐、结实、美观。不得将文件放倒、放反、放斜。左侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，装订时不得订住文字，也不能漏订，单份文件归档要采用304不锈钢订装，案卷应采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。（6）项目实施期间所需设备（如计算机、打印机、扫描设备等）及服务期间所需办公耗材由服务供应商提供。（7）档案整理场所须符合档案安全保管“八防”要求，保证档案实体安全。（8）项目应用的档案管理系统必须是珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS2009或超越2000档案管理系统。（9）供应服务商须在采购文件中确定项目主管及工作人员，说明主要参与人员的职责及任务；项目团队包括项目负责人、工作人员在内不少于8人，并持有档案人员岗位培训证书，项目负责人必须具有档案中级职称或以上，确保团队成员完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换，如更换须经双方同意；确保团队成员在指定工作场所完成工作。（10）结算金额包含整理期间所需的档案用品耗材。

　二、项目目标

　　通过向档案整理中介服务公司购买档案整理和数字化加工服务，保证档案资料整理和数字化加工原件和内容信息的安全，严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等情况，并保证纸质档案数字化处理的质量。档案整理服务机构在进行档案数字化加工工作中必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等有关规定，按江门市档案局规定的档案归档文件整理规则要求进行数字化加工，确保通过江门市档案局验收。

　三、供应商资格要求

　　1.具有江门市政府购买社会服务供应商资格;

　　2.在江门市档案行政管理部门登记备案的中介服务机构;

　　3.必须是合法注册登记的企业法人，具有独立法人资格及相关资质，经营实体在江门市蓬江区、江海区范围内优先；

　　4.具备年审有效的经营许可证明：企业法人营业执照、社会信用代码证；

　　5.服务商需具备实施地点，以及档案整理和数字化加工场所周边环境可控所需条件，对此项目配备不少于8人的工作团队，整理人员需具有档案行政管理部门核发的专业上岗证;

　　6.有为机关、事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验的优先;

　　7.服务商网上询价时要提供上述要求的文件说明及证明材料，服务商的确定方式为综合上述要件考虑;

　　8.本项目不允许转包，不接受联合体服务。

　四、报价要求

　　本项目采用项目总包价形式报价，不能分拆报价。本项目总价上限为人民币18万元，报价不能超过此上限金额。各参加供应服务商根据项目内容制定报价文件（包含工作方案），连同资质证明文件于2024年6月13日17时30分前提交到市发展改革局办公室。

五、付款办法

　　1.首付款：合同签订后，我局在收到服务商提供的有效发票后30日内，向其支付合同总价30%的款项。

　　2.尾款：完成合同服务内容并验收合格后，我局一次性向服务商支付其余款项。

六、违约责任

　　1.服务商未按期完工，每延迟一日，应向采购人支付总价款0.5%的违约金，但金额不得超过合同总额的10％；

　　2.服务商对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担法律及经济责任。若违反保密协议的约定，我局有权取消业务合作或终止已开始的合作，并保留追究法律责任的权利。

七、其他事项

　　采购人与服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议。

八、项目公示时间：3个工作日，即2024年6月11日至2024年6月13日。

　九、联系方式

　　联系人：王小姐，联系电话：0750-3276612；

　　地 点：江门市发展和改革局（白沙道西1号市府大院8号楼2楼办公室2）

　　江门市发展和改革局

　　2024年6月11日